Un outil permettant d'organiser rapidement ces données entrantes apportera une contribution importante à des décisions bien fondées. Un outil qui peut contribuer à cela est une «feuille SitRep» soigneusement conçue, adaptée aux besoins du Fonctionnaire/Coordinateur Planification d'urgence.

Le terme « SitRep » vient de la fusion du rapport sur la situation en anglais. Pour arriver à une SitRep pratique, il est important de comprendre les bases de la gestion de l'information. Sans vouloir présenter une formation en gestion de l'information ici, le graphique ci-dessous, une méthode classique pour le traitement des données, montre clairement que plus les pièces séparées sont traitées rapidement en informations ordonnées, plus vite les bonnes décisions seront prises.

La feuille SitRep présentée ci-dessous servira principalement d'outil pour répondre aux deux couches inférieures de la pyramide: l'organisation de données volantes en une information claire à partir de laquelle une imagerie correcte peut circuler.

Peu de temps après l'appel, dans le contexte d'un incident, d'autres tâches doivent être effectuées en plus de la gestion de l'information. L'inquiétude des acteurs locaux et un mouvement physique sur le site de l'incident ou au comité de coordination font immédiatement en sorte que l'officier de planification civile d'urgence ne dispose pas immédiatement d'outils complexes ou informatisés.

L'utilisation du crayon et du papier qui fonctionne toujours sera donc un outil fiable pour capturer les données entrantes. Une feuille de papier vierge pour prendre des notes est omniprésente et peut donc être utilisée rapidement. L'inconvénient d'une feuille vierge est que l'organisation des données est moins claire et que certaines données peuvent recevoir moins d'attention. Pour cette raison, une classification prédéfinie de cette feuille de papier est presque nécessaire afin d'organiser rapidement les données et ainsi obtenir une image rapide de l'incident.

Les données peuvent être écrites immédiatement après l'appel, ou avant le départ vers l'incident ou vers le comité de coordination, ou en attendant un feu rouge à l'approche.

La forme d'une feuille SitRep sera très liée aux besoins de l'utilisateur. Une feuille SitRep pour un gestionnaire de discipline sera très différente de celle du Planificateur d'urgence. En effet, l'objectif d'un gestionnaire de discipline sera principalement monodisciplinaire et axé sur les ressources. Cependant, l'activité principale de l'agent de planification d'urgence n'est pas dans le contrôle de la source, mais dans le soin de l'aire d'impact et d'emballage. De plus, un fonctionnaire bien formé regarde la planification d'urgence avec une vision multidisciplinaire d'un incident. Par conséquent, la feuille SitRep pour la planification officielle d'urgence sera interprétée de manière multidisciplinaire.

Photo 1 liens: papier Sitrep dans la poche Source: Tom Bresseleers (Shots NPA), 2013 Photo 2 moyen: Porte - documents DIR-CP-Ops Source: Le feu d'Anvers, Bert Brugghemans 2014 Photo 3 droit: Rappel comme tampon de PCC. Source: service provincial de planification d'urgence Limburg, Joke Claesen, 2015

La feuille SitRep présentée ici est une combinaison de différents modèles déjà utilisés par les disciplines ou par des collègues. Il va sans dire que de nombreux éléments seront les mêmes pour une utilisation mono et multidisciplinaire. C'est pourquoi l'espace était prévu sur la feuille pour toutes les disciplines et pour la planification d'urgence.

Photo 4: utilisation de la feuille SitRep sur une plaquette porte-document

L'impression se fera sur un feuille format A3 qui sera ensuite pliée en 2. Travailler avec une taille assez grande a l'avantage que beaucoup de données peuvent être traitées. L'inconvénient est que cela ne rentre pas dans un portefeuille, par exemple. La solution pour l'utilisation pratique de ce grand format est de l'attacher à une plaquette porte-document.

L'endroit pour stocker la feuille de SitRep dépendra de beaucoup de facteurs personnels. Si un transfert a lieu après un appel avec la voiture, alors le tableau d'écriture peut être mieux stocké là. De préférence dans un endroit accessible en permanence. Lorsque le voyage se fait à pied ou à vélo, un sac à dos, un ordinateur portable ou un autre sac approprié offrira une solution.

Photo 5 & 6: SitRep en stand-by à un endroit accessible en fonction des besoins personnels

Photo 7: feuille SitRep multidisciplinaire à utiliser dans la planification d'urgence

Le panneau de gauche contient, outre une zone pour les données globales d'incident, un certain nombre de domaines dans lesquels les premières données sur les cinq disciplines peuvent être renseignées et une autre zone est prévue pour la planification d'urgence. Ce choix a été fait en comparant avec ce que les autres utilisent déjà et en travaillant lors d'exercices et des incidents efficaces.

La partie de droite, qui repliée se trouvera à l'arrière, consiste en une feuille à carreaux vide. Cette section est prévue pour faire un aperçu/schéma de la situation. Ceci n'est généralement possible qu'en étant sur place. Ce croquis peut être fait par un collègue fonctionnaire en planification d'urgence, qui est envoyé sur le terrain, ou un gestionnaire de la discipline. Un aperçu de la situation peut fournir un soutien important pour permettre au comité de coordination de s'en faire également une idée et facilite la communication entre le terrain et le niveau stratégique. Le croquis peut être transmis en utilisant la technologie mobile moderne (smartphone ou tablette).

Photo 8: Document SitRep D1. Source: Département des incendies Anvers, Dirk Verschuren, 2014

En accrochant la feuille SitRep sur une plaquette porte-document, c'est presque toujours et partout utilisable. C'est par contre moins pratique lorsqu'il pleut.

Les données entrantes peuvent ainsi être immédiatement notées dans la zone d'une discipline ou dans la partie générale. De cette façon, les pièces du puzzle, qui s'écoulent de façon incontrôlable dans la première heure, reçoivent immédiatement un certain ordre. De cet ordre, les pièces séparées sont arrangées et donneront une mise à jour à un collègue ou au comité de coordination beaucoup plus rapidement.

L'expérience lors d'incidents et d'exercices réels montre que la feuille SitRep est souvent le seul outil rapidement applicable dans la première heure, même avant une consultation organisée par les PC-Ops. S'il y a des moments de consultation capot successifs, vous pouvez choisir d'utiliser une couleur de stylo différente par consultation ou d'utiliser une nouvelle feuille par consultation. L'inconvénient de ce dernier choix est que les informations d'une consultation précédente doivent être soit écrasées, soit perdues (temporairement). Par conséquent, la fiche SitRep est un outil à utiliser principalement dans la première heure après l'incident mais à remplacer par d'autres outils lors de la consultation structurée (PC-Ops ou Comité de Coordination). Un tableau blanc ou un journal de bord numérique sont de meilleurs instruments à ce moment de la crise, principalement parce qu'ils peuvent être suivis simultanément par plusieurs personnes (voir aussi la rubrique Blog sur l'utilisation du tableau blanc ).

Photo 9: feuilles SitRep consécutives en fonction des moments de consultation successifs du capot.

Afin de pouvoir créer rapidement une bonne image multidisciplinaire d'un incident en tant que Planificateur d'urgence, l'utilisation d'un outil modifié sera un soutien important. Lorsque cet outil garantit que des données incomplètes peuvent être immédiatement organisées, cela facilite et accélère considérablement la mise à jour des collègues ou du comité de coordination. Cela permet de créer la bonne image par les acteurs impliqués afin que les décisions prises pour lutter contre l'incident puissent être prises plus efficacement. Cela facilitera le retour à une situation normalisée.

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La version francophone du document est disponible dans la bibliotheque de notre site web. Merci à Benoît RAMACKER pour la traduction du fichier XLS.

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NOODPLANNING 2.0 est un blog créé par des Planus de communes de la Province d'Anvers : Peter Naveau (Boechout), Steven Vermeeren (Mechelen), Donald Goedheid (Kontich) et Jeroen Vanherck (Lier)
Lire l'article original, 'Verwerken van data tot bruikbare informatie in het eerste uur van een crisis' sur le site NOODPLANNING 2.0, https://noodplanning.weebly.com/blog/verwerken-van-data-tot-bruikbare-informatie-in-het-eerste-uur-van-een-crisis